Лабораторная работа по информатике на тему:"ACCESS ". Лабораторная работа по информатике на тему:"ACCESS " Проектирование структуры базы данных

Педагогический колледж имени Ж.Досмухамедова

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

ЛАБОРОТОРНЫЕ РАБОТЫ

ПРОГРАММА

MICROSOFT ACCESS

РАЗРАБОТЧИК: Султанова Гульшат Бериковна

Уральск -2015

Практическая работа № 1

Создание БД

Цель работы: Научиться создавать базу данных в MS ACCESS и в ней таблицы различным способом.

Задачи работы:

Овладеть способами создания таблиц баз данных.

Познакомиться с основными объектами баз данных.

Получить навыки работы по заполнению баз данными.

Обеспечивающие средства:

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 29.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Запуск MS ACCESS : активизировать кнопку ПУСК , из появившегося меню выбрать ПРОГРАММЫ , далее выбрать MICROSOFT ACCESS .

При запуске Access открывается диалоговое окно, с помощью которого вы создадите НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, которая будет храниться на диске «А » под определенным именем. После чего появится окно «БАЗА ДАННЫХ» , где в последствии будут создаваться все остальные объекты базы данных, а именно таблицы, запросы, формы и т.д. Начнем все по порядку.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

Новая база данных / ОК

Имя файла: = …. / Создать

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Объекты базы данных / Таблицы

Создание таблицы в режимеконструктора

Имя поля: = Номер / Тип данных = счетчик / Описание = номер записи

Имя поля: = Дата / Тип данных = дата/время / Описание = дата поступления

Имя поля: = Код / Тип данных = текстовый / Описание = код товара

Имя поля: = Пришло / Тип данных = числовой / Описание = количество ед. товара

Сохранение объекта таблицы в: = Накладная / как таблица / ОК

нет

Закрыть : Накладная: таблица / Открыть таблицу «Накладная»

Номер

Дата

Код

Пришло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА:

В окне база данных / Создание таблицы с помощью мастера

Деловые / Образцы таблиц / Сведение о заказе

Образцы полей / Дата Продажи / > / Переименовать поле: = Дата

Образцы полей / Код Заказа / > / Переименовать поле: = Код / OK

Образцы полей / Количество / > / Переименовать поле: = Ушло / OK / Далее

Имя новой таблицы: = Требования

Пользовате6ль определяет ключ самостоятельно / Далее

Выберите поле с уникальными для каждой записи данных / Дата

Связи … / Таблицы не связны / ОК / Далее

Изменить структуру таблицы / Готово / (В появившемся окне)

В строке «Дата » отмените ключевое поле / Правка / Ключевое поле

Добавить пустую строчку / Вставка / Строки

Имя поля: Номер / Тип данных: числовой

Имя поля: Дата / Тип данных: дата/время

Имя поля: Код / Тип данных: текстовый

Имя поля: Ушло / Тип данных: числовой / Файл / Сохранить

Имя поля: Номер / Тип данных: счетчик / Файл / Сохранить

Закрыть /Открыть таблицу « Требование »

Номер

Дата

Код

Ушло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ:

Создание таблиц путем ввода данных

Выделите столбец Поле1 / Формат / Переименовать столбец / код товара

Поле2 / Переименовать столбец / Товар

Поле3 / Переименовать столбец / Наименование

Поле4 / Переименовать столбец / Цена

На вопрос создать ключевое поле сейчас / Нет / Сохранить / Закрыть

Выделите таблицу «Товары » / Конструктор

Имя поля: Код товар / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Товар / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Наименование / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Цена / Тип данных: Денежный / Свойства поля / Общие

Формат поля / Денежный

Выделите поле «Код товар» / Правка / Ключевое поле

Код товара

Товар

Наименование

Цена

00001

Стол 1П

Деревянный письменный

2500

00002

Стол 5Кр

Деревянный обеденный круглый

1300

24982

Стул

Мягкий для офиса

08652

Табурет

Деревянный складной

09632

Кресло 4МОФ

Мягкое для офиса

1650

09633

Кресло 1МО

Мягкое для отдыха

1500

00003

Стол 2Ж

Деревянный журнальный

00004

Стол 6УнС

Универсальный складной

1150

08521

Шкаф 1УС

Деревянный навесной

1620

08522

Шкаф 2Пл

Деревянный плательный

2100

08523

Шкаф 4Кн

Деревянный книжный

1950

55546

Полка

Навесная книжная

Контрольные вопросы:

Что такое СУБД Access?

Как создать новую базу данных в СУБД Access?

С какими объектами работает СУБД Access?

Для чего данным задаются различные типы?

Практическая работа №2 Создание связей между объектами базы данных. Формы

Цель работы: Научиться создавать связи между объектами базы данных. Научиться создавать формы с помощью мастера форм, устанавливать свойства формы и ее объектов.

Задачи работы:

Научиться связывать данные разных таблиц.

Практика создания форм с помощью Мастера.

Научиться устанавливать свойства формы.

Обеспечивающие средства:

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 30.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ:

Объекты базы данных / Таблицы

Сервис / Схемы данных / В появившемся окне «Добавление таблицы»

Таблицы / Накладная / Добавить

Требование / Добавить

Товары / Добавить / Закрыть

Связи / Изменить связи / Новое…

Левая таблица / Накладная / Правая таблица / Товары

Левый столбец / Код / Правый столбец / Код товара / ОК

(Обратите внимание на то, чтобы «Тип отношения» был один-ко-многим )

Объединение… / Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают / ОК / Создать

Связи / Изменить связи / Новое…

Левая таблица / Товары / Правая таблица / Требование

Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / Объединение…

Объединение только тех записей , в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

ОК / Тип отношения: один-ко-многим / Создать

Наглядно убедиться в наличии связи вам поможет таблица «Товары», для этого: войдите в таблицу «Товары »; слева перед каждой строчкой появился знак « + », если вы на нем щелкнете левой кнопкой мыши, то откроется подтаблица с данными из «Накладной», именно для этого товара. Чтобы облегчить пользование информацией можно написать несколько запросов, но иногда удобней создать связь, что вы и сделали.

ФОРМЫ

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, другими словами – это средство для ввода данных . Смысл формы в том, чтобы предоставить пользователю только те поля, которые ему нужно заполнить. Этим и удобна форма. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, то есть вы можете просматривать уже существующие записи таблицы.

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ФОРМ

Объекты базы данных / Формы / Создание формы с помощью мастера

Таблицы и запросы / Товары

Доступные поля / Код товара / > / Товар / > / Наименование / > / Цена / > /

Имя формы: = Новый товар

Пометить: Открыть форму для просмотра или ввода данных

Готово (см. рис. 3.2)

Рис. 3.2

Установите свойства формы, разрешающие добавление записей.

УСТАНОВКА СВОЙСТВ ФОРМЫ:

Выделите форму «Новый товар» / конструктор

Вид / Свойства / Данные

Разрешить изменения / Нет

Разрешить удаление / Нет

Разрешить добавление / Да

Закрыть форму /Сохранив изменения/ Открыть форму «Новый товар»

Данная форма позволяет только добавлять записи в таблице «Товары». В появившейся форме «Новый товар» введите следующие данные (см. ниже).

Код товара

Товар

Наименование

Цена

00005

Стол 11ОС

Деревянный офисный

2750

24983

Стул 13ОФК

Мягкий вращающийся для офиса

00011

Стеллаж 1Кн

Деревянный книжный

2600

08653

Табурет 2Кр

Деревянный круглый

Контрольные вопросы:

Для чего служит структура Формы?

Как в форме осуществляется переход между записями?

Как вызвать диалоговое окно свойств объекта?

Практическая работа №3 Создание форм в режиме конструктора

Цель работы: Научиться создавать формы в режиме конструктора.

Задачи работы:

Практика конструирования форм.

Закрепить навыки по созданию форм в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 31.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Рис. 3.4

Дата

Код

Пришло

00001

00002

00005

00011

08653

Форма «Новое требование» должна содержать:

свободные поля

поле со списком

рисунок

дату и время

заголовок «Требование» (Вид / Заголовок…)

линии прокрутки

В эту форму вы введете данные, но так чтобы предыдущие записи не были изменены.

Дата

Код

Ушло

00001

00002

00005

00011

08653

Контрольные вопросы:

Какие элементы можно вставлять в форму в режиме конструктора?

Для чего служит Конструктор форм?

Какие типы данных могут храниться в полях. Привести примеры.

Практическая работа №4 Запросы: основные понятия и создание простых запросов

Цель работы: научится создавать простые запросы в режиме конструктора и с помощью мастера. Просмотр результирующих данных.

Задачи работы:

Научиться создавать простой запрос разными способами.

Научиться просматривать результирующие данные.

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 32.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Запросы извлекают нужные данные из таблиц и предоставляют их пользователю в удобном виде. Запрос можно сохранять, чтобы использовать эту информацию в дальнейшей работе. С помощью запросов можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы с выполнением в них простейших вычислений, при этом первичные данные остаются неизменными. Чтобы узнать, что на данный момент находится на складе, необходимо создать два простых запроса: «Пришло на склад » и «Ушло со склада », которые просто будут суммировать информацию о движении товаров из таблиц «Накладная » и «Требование ».

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «ПРИШЛО НА СКЛАД» :

Таблицы / Накладная / Добавить / Закрыть

Вид / Групповые операции

Поле / Код

Групповые операции / Группировка

Сортировка / по возрастанию

Поле / Пришло / Группировка /

1. Создайте запрос с помощью мастера.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «УШЛО СО СКЛАДА»:

Объекты базы данных / Запросы

Создание запроса с помощью мастера

Таблицы и запросы / Требование

Доступные поля / Код / > / Ушло / > / Далее

Итоговый / Итоги … / Sum / Далее

Имя запроса / Ушло со склада / Изменить макет запроса / Готово

Сортировка / по возрастанию

Во втором столбце поле / Ушло / Закрыть / Сохранить изменения

После того как вы построили эти запросы, необходимо убедиться в том, что они работают. Для этого в таблицы «Накладная» и «Требование» внесите следующие данные:

Дата

Код

Пришло

00001

00002

24982

08652

09632

Дата

Код

Ушло

00001

00002

24982

08652

09632

Контрольные вопросы:

Что называют запросом?

Какие типы запросов существуют?

Для чего в запросе выбирают доступные поля?

Практическая работа № 5
Создание «сложных» запросов

Цель работы: научится создавать запросы над несколькими таблицами и запросами.

Задачи работы:

Научиться строить математическое выражения в структуре запрос.

Практика работы с контекстным меню.

Изучение групповых операций в запросах.

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 33.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

СОЗДАНИЕ СЛОЖНОГО ЗАПРОСА НАД ТАБЛИЦЕЙ И ЗАПРОСАМИ:

Объекты базы данных / Запросы

Создание запроса в режиме конструктора

Добавление таблицы / Таблицы / Товары / Добавить

Запросы / Пришло на склад / Добавить

Ушло со склада / Добавить / Закрыть

Вид / Параметры объединения / Создать

Левая таблица / Товары / Правая таблица / Пришло на склад

Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / ОК

Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Вид / Параметры объединения / Создать

Левая таблица/ Пришло на склад / Правая таблица / Ушло со склада

Левый столбец / Код / Правый столбец / Код / ОК

Появившеюся связь выделить (левой кнопкой мыши)

Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Поле: Код товара / Имя таблицы: Товары / Сортировка: по возрастанию

Поле: Наименование / Имя таблицы: Товары

Поле: Цена / Имя таблицы: Товары

В следующем поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …

Всего пришло:= »

Во втором окне двойным щелчком откройте «Запросы »

Выберите «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить

Всего пришло: = [Пришло на склад]!

В пятом поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …

В верхней части «Построителя выражений» введите «Итого ушло:= »

Запросы / «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Должно получиться следующее выражение:

Итого ушло: = [Ушло со склада]!

Шестое поле / Построить … / «Осталось товара:= »

Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »

«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить / ОК

Седьмое поле / Построить … / «На сумму:= »

Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »

«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Получившееся выражение возьмите в круглые скобки / « * »

Таблицы / Товары / Цена / Вставить

Должно получиться следующее выражение:

На сумму:= ([Пришло на склад]!-[Ушло со склада]!

)*[товары]![цена]

Запрос «На складе » позволит вам наглядно увидеть, сколько и какого товара пришло на склад, ушло со склада и на какую сумму осталось того или иного товара. Данные в запросе вы можете отсортировать , к примеру, по коду товара .

Контрольные вопросы:

Для чего существуют запросы на выборку?

Как вызывается контекстное меню?

Как создать вычисляемое поле?

Практическая работа № 6 Отчеты: создание, модификация и использование

Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.

Задачи работы:

Научиться создавать автоотчет.

Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.

Научиться создавать отчет в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 34.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство , т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ :

Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет в столбец и автоотчет ленточный .

СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА В СТОЛБЕЦ:

Окно «База данных» / Отчеты / Создать

Автоотчеты: в столбец

В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная » / ОК

Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только в качестве источника данных выберите таблицу «Требование » и сохраните как «Отчет требование ».

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:

Окно «База данных» / Отчеты

Создание отчетов с помощью мастера

Таблицы и запросы / Таблица «Товары »

Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /

Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»

Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее

Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /

Всего пришло / > / Итого ушло / > /

Группировка … / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее

Имя отчета «Итоговый отчет » / Готово

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.

Отчеты / Создать / Конструктор

В качестве источника данных выбрать запрос «На складе »

Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная

Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись »

Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2001 г .»

В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара », «Наименование », «Цена », «Всего пришло », «Итого ушло », «Осталось на сумму ».

Вид / Сортировка и группировка

Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию

Свойства группы / Заголовок группы / Да

В следующей строке

Поле/выражение / Наименование Да

Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Д а

Поле/выражение / Всего пришло Да

Поле/выражение / Итого ушло / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).

Код товара

Наименование

Цена

Всего пришло

Итого ушло

Осталось на сумму

Выделить поле «Цена » / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный

В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы .

Вставка / Номера страниц…

Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК

Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК

Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область нижнего колонтитула в верхний левый угол.

В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»

Вставка / Диаграмма … / Запросы / На складе / Далее

Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее

Выбрать гистограмму / Далее

Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло » и не отпуская перенесите его в область поля «Сумма_Всего пришло », в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».

Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее

Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее

Назовите диаграмму «Движение товара » / Готово

Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:

Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе » / Открыть

Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»

Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме

Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их

Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить

Удалите ненужные столбцы : «Наименование », «Цена » и «На сумму »

Закрыть окно «Таблица данных»

Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу

Контрольные вопросы:

Что называют отчетом?

Как изменить вид отчета?

Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?

Как оформить отчет цветом, эффектами?

Практическая работа № 7

Работа с подтаблицами и установка фильтров

Цель работы : научится устанавливать подтаблицы,усвоить, что такое фильтр, научиться создавать фильтры и изменять их.

Задачи работы:

Научиться создавать подтаблицы и удалять их.

Научиться создавать и применять фильтр для отбора необходимой информации.

Научиться строить выражение в структуре фильтр.

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 35.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

С подтаблицами вы уже встречались при установке связей между таблицами, но тогда подтаблица появилась автоматически, теперь вы создадите ее самостоятельно. Подтаблица может создаваться как для таблиц и запросов, а так же для существующих подтаблиц. Она предназначена для вывода конкретных данных на экран.

СОЗДАНИЕ ПОДТАБЛИЦЫ:

Объекты базы данных «Таблицы» / «Товары » / Открыть

Данная таблица уже содержит подтаблицу, о чем говорит знак (+) в начале каждой строки.

Откройте подтаблицу / Щелкните левой кнопкой мышки на значок (+)

Вставка / Подтаблица… / Таблицы / «Требование»

Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

На вопрос создать связь сейчас ответьте, «Нет »

Слева перед строкой должен появился знак (+). Теперь таблица «Товары» содержит две подтаблицы, щелкнув на которые вы можете просмотреть, сколько пришло и ушло того или иного товара. В подтаблицу вы также можете вносить данные, которые автоматически будут заноситься в соответствующие таблицы, чтобы убедиться в этом внесите во вторую подтаблицу для товара под кодом 00005 следующие данные:

Дата

Ушло

Задание 1: Удалите подтаблицу.

УДАЛЕНИЕ ПОДТАБЛИЦ:

Объекты базы данных «Запросы» / Пришло на склад / Открыть

Вставка / Подтаблица… / Запросы / Ушло со склада

Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

Просмотрите данные, затем закройте подтаблицу

Формат / Подтаблица / Удалить

Закрыть, сохранив изменения

Фильтры предназначены для поиска и отбора записей в таблицах или формах, которые вы просматриваете в текущий момент времени. Существует несколько разновидностей фильтров: это фильтр по выделению, исключить выделение, расширенный фильтр, фильтр для и т.д.

Задание 2: Создайте фильтр и измените его.

СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА ПО ВЫДЕЛЕНИЮ:

Объекты базы данных «Таблицы» / «Накладная » / Открыть

К примеру, вам необходимы данные по товару под кодом «00001»

Выделите код товара 00001

Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному

В накладной остались записи характерные только данному товару, это не значить, что все остальные данные были удалены. Для приведения накладной в первоначальный вид необходимо удалить фильтр.

Записи / Удалить фильтр

ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ: Аналогично предыдущему только на экран будут выводиться все данные кроме тех, которые были выделены.

КНОПКА ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР: С помощью этой кнопки можно отбирать записи по данным нескольких полей.

Записи / Фильтр /изменить фильтр

Выберите данные нескольких полей и посмотрите, что получится

Фильтр / Применить фильтр

Записи / Удалить фильтр

ФИЛЬТР ДЛЯ:

Щелкните правой кнопкой мышки в области таблицы

Фильтр для : [Код] = 00001 and [Пришло] = (50) / Нажмите Enter

Записи / Удалить фильтр

Задание3: Создайте расширенный фильтр.

СОЗДАНИЕ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА:

Записи / Фильтр / Расширенный фильтр…

Поле: Дата / В поле условия отбора щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Постройте следующее выражение:

[Накладная]![Дата] > #01.04.01# And [Накладная]![Дата] < #30.04.01#

Фильтр / Применить фильтр

Закрыть, сохранив изменения

Контрольные вопросы:

Как определить, что таблица или запрос уже содержат подтаблицу?

Для чего предназначен фильтр?

Как создать фильтр таблицы по какому – либо полю?

Как в объекте Фильтр построить выражение?

Тема: Создание и использование запросов.

Цели работы:

ü закрепить навыки по редактированию таблиц;

ü познакомиться с основными видами запросов;

ü научиться создавать запросы на выборку различными способами;

ü научиться создавать сложные запросы;

ü научиться создавать перекрестные запросы.

Теоретическая часть.

Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.

Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:

1. поле, которое используется для сравнения;

2. оператор, описывающий тип сравнения;

3. величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.

Выражения и операторы	Описание выражений и операторов
Числа	Вводятся без ограничений
Текст	Должен быть заключен в кавычки
Даты	Ограничиваются с двух сторон символами # (например, #01.02.02#)
*; +; -; /; ^	Арифметические операторы, связывающие выражения
<; <=; >; >=; =; <>	Операторы сравнения
And (И); Not (Нет); Or (Или)	Логические операторы
Like	Используется для логики замены в выражениях
In	Для определения, содержится ли элемент данных в списке значений
Between… And…	Для выбора значений из определенного интервала
?	Заменяет один символ (букву или цифру)
*	Заменяет несколько символов

Запросы могут быть простые, сложные перекрестные.

Практическая часть

Ход работы:

1) Откройте свою учебную базу данных.

2) Создайте запрос на выборку студентов, у которых по всем предметам только хорошие оценки с помощью Мастера запросов .

· На панели инструментов выберите команду <Мастер запросов>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Простой запрос> и щелкните по кнопке .

· В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (<Ведомость успеваемости>), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки, нажмите <Далее>. В следующем окне тоже нажмите <Далее>.

· В другом окне дайте название запроса «Хорошисты» и нажмите <Готово>.

· Появится таблица <Хорошисты>, в которой отражены фамилии всех студентов и изучаемые предметы.

· Откройте таблицу «Хорошисты», перейдите в режим <Конструктор>. Здесь в поле <Условия отбора> под каждым предметом поставьте условие >=4 или 4OR5 .

Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.

· Перейдите в режим таблицы, ответив <Да> на вопрос о сохранении запроса. (В таблице должны остаться фамилии «хорошистов»).

3) С помощью <Конструктора запросов> создайте запрос на выборку по таблице <Личные данные>.

· Щелкните по таблице <Личные данные>, зайдите в меню <Создание>, выберите команду <Конструктор запросов >.

· Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке <Добавить>. Закройте окно <Добавление таблицы>.

· Выберите студентов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и которые проживают в Анапе. Для этого:

Добавьте в строку <Поле> два поля <Фамилия> и <Город>;

В строке <Условия отбора> в первом столбце укажите значение
Like “B * ” , а во втором столбце с названием <Город> - «Анапа» ;

закройте запрос, сохранив его под названием “ВВВ” (у вас должны остаться в списке студенты, проживающие в Анапе). Рисунок 2.

Рисунок 2.

Самостоятельное задание

а) Составьте запрос с названием <Запрос 1> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие по первым двум предметам оценки не менее «4». (Выполните запрос или через Конструктор запросов , или через Мастер запросов )

б) Составьте <Запрос 2> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие не более 30 часов пропусков по неуважительной причине. Добавьте в этот запрос поле пропуски по уважительной причине в интервале от 30 часов до 45 часов (используйте оператор Between… And … )

в) Составьте <Запрос> на базе таблицы <Личные данные>. Выведите список студентов, которым на данный момент, т.е. на сегодняшнее число, исполнилось уже 17 лет (используйте оператор Between… And… )

Примечание: Дата записывается с использованием символа #, например, #01.02.02.#

4) Составьте запрос на базе трех таблиц <Ведомость успеваемости>, <Личные данные> и <Преподаватель>. Выберите студентов, которые проживают в Новороссийске и у которых любимый предмет «Менеджмент». Озаглавьте <Запрос 4>. Используйте <Конструктор запросов>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы в поле запроса. Закройте окно <Добавление таблицы>.

В первый столбец в строку <Поле> перетащите из первой таблицы с помощью мышки <Фамилия>, из второй таблицы во второй столбец <Город> и из третей таблицы в третий столбец строки <Поле> - <Предмет> (Рисунок 3).

Рисунок 3

· В поле <Условия отбора> в столбце <Город> введите город «Новороссийск», в столбец <Предмет> введите «Менеджмент».

· Сохраните запрос под именем <Запрос 4>.

· Откройте запрос и проверьте результат проделанной работы.

5) Выполните запрос на создание новой таблицы, в которой должны быть поля <Фамилия>, <Имя>, <Пропуски по неуважительной причине>, <Город> и <Предмет>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы из списка окна <Добавление таблицы>. Закройте это окно.

· В первую строчку <Поле> из первой таблицы перенесите в первый столбец поля <Фамилия>, во второй <Имя> и в третий <Пропуски по уважительной причине>, в четвертый столбец перетащите поле <Город> из второй таблицы и в последнем столбце будет поле <Предмет> из третьей таблицы.

· Закройте запрос, сохранив его с именем <Запрос 5>.

6) Создайте перекрестный запрос .

· В меню <Создание> выберите <Мастер запросов>.

· В диалоговом окне выберите <Перекрестный запрос>, щелкните по кнопке .

· В окне <Создание перекрестных запросов> выделите таблицу <Ведомость успеваемости> и щелкните <Далее>.

· Выберите поля, значения которого будут использоваться в качестве заголовок строк – это <Фамилия> и <Имя>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например <Менеджмент>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count – количество). Щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя запроса <Итог по менеджменту> и щелкните по кнопке <Готово>.

Самостоятельное задание

Составьте аналогичные запросы для оценок по трем другим предметам.

7) Предъявите преподавателю все запросы своей базы данных на экране дисплея.

8) Завершите работу с Access.

Изучая материал, Вы узнаете: Что такое база данных? Какие бывают базы данных? Как создавать базы данных в Microsoft Access? Чем отличается Microsoft Access от Microsoft Excel?

Начальный уровень подготовки слушателей : Для изучения данного материала необходимо владеть пользовательскими навыками работы на ПК, знать электронные таблицы Microsoft Excel.

Необходимое количество часов: 12

Учебный материал

База данных – это реализованная с помощью компьютера информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения. Информационной моделью (или структурой данных) называют совокупность взаимосвязанных данных. Базы данных, соответственно типам информационных структур, делят на три класса: табличные (реляционные), сетевые, иерархические.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, ее наполнения содержимым, редактирования содержимого и отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочения, оформления и последующей выдачи на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных: dBase, Paradox, FoxPro, Clipper, Oracle и т. д. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такой системы мы выбрали СУБД Microsoft Access.

Реляционная база данных. База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные двумерные таблицы, состоящие из однотипных строк–записей. Каждая строка, в свою очередь, составлена из полей и называется записью. Если записей в таблице нет, то это значит, что структура базы данных образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись.

Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:∞). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи. Ключом связи всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом.

Схема данных . В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связкой целостности в базе данных.

Поскольку СУБД Access является одним из приложений Windows, входящих в интегрированную систему Office, интерфейс окна программы и его основные компоненты – меню, панели инструментов, справочная система, а также приемы работы с клавиатурой и мышью используются в работе аналогично другим приложениям (Word, Excel). Общий вид окна программы приведен на рис.1. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Рис 1 – Окно СУБД Microsoft Access

Основные свойства полей таблиц баз данных СУБД Microsoft Access:

имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля),

значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (в основном это касается текстовых данных);

индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. По этому полю также проверяются значения записей на наличие повторов.

Свойства полей различаются в зависимости от типа данных. Базы Данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

поле Мемо – специальный тип для хранения больших объемов текста (до
65 535 символов). Физически в поле хранится указатель на другое место базы данных, в котором хранится непосредственно текст, но для пользователя такое разделение незаметно;

числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

дата/время – тип данных для хранения календарной даты и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм;

счетчик – специальный тип данных для хранения уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных;

Перед созданием базы данных должна быть определена логическая структура базы – состав таблиц, их структура и межтабличные связи.

Объектами базы данных помимо таблиц являются также запросы, формы, отчеты, макросы и модули, создание которых существенно упрощает работу пользователя с массивами данных.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. Запросы позволяют исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации, содержащейся в основных таблицах. При работе с запросами данные можно упорядочивать, фильтровать, объединять и производить с ними необходимые итоговые вычисления. Запрос может формироваться с помощью QBE – запросов по образцу или с помощью инструкции SQL – языка структурированных запросов.

Формы служат для организации внесения информации в таблицы различными пользователями, их использование позволяет легко автоматизировать ввод данных и исключить ошибки ввода. Формы могут также использоваться для просмотра запросов и таблиц на экране.

Отчет формируется для создания бумажного документа, т. е. для распечатки данных.

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчетами и объединяют разрозненные действия в единую задачу пользователя.

В окне базы данных Access наряду со списком объектов представлены ярлыки для быстрого запуска Мастеров или Конструкторов создания нового объекта.

Мастера Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access – формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты – могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата.mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных.

Приложение базы данных, которое создается программой VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле приложения формата.mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть изменены.

При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы данных на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.

В Access включены средства разработки проекта – приложения, обеспечивающего работу с базой данных, размещенной на SQL – сервере. Проект размещается в файле.adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на SQL –сервере или использовать уже существующую.

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существуют принципиальные отличия:

При работе с электронной таблицей Excel в ячейку таблицы можно ввести любую информацию, текст и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные – числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда, каким бы образом ни вводились данные – прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным условиям.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк. Таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные хранятся в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации можно просто запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсы памяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы. Например, можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.

Практическое задание

Как разработать информационную модель базы данных? Как создать объекты базы данных?

Задание: Требуется создать базу данных, содержащую сведения о студентах.

Технология выполнения работы

Определим логическую структуру создаваемой базы данных. Поскольку почти все поля базы данных являются уникальными, создаем одну сводную таблицу, состоящую из записей, в которые входят поля Фамилия, Имя, Группа, Дата рождения и Домашний адрес .
Загрузите Microsoft Access.
В появившемся окне Microsoft Access выберите Новая база данных . Нажмите кнопку .
В ниспадающем списке Папка окна Файл новой базы данных выберите свою папку. В наборном поле Имя файла введите имя создаваемой базы данных Student. Нажмите кнопку Создать .
Откроется окно базы данных. Оно является основным окном базы и позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты базы данных.

Создание структуры новой таблицы

В появившемся окне Student : База данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создание таблицы в режиме конструктора .
В первой строке в столбце Имя поля введите: Фамилия . Нажмите клавишу вправо →.
Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Текстовый .
В нижней части экрана, в Свойствах поля , на вкладке Общие, в строке Размер поля установите 20.
В строке Обязательное поле при помощи кнопки раскрывающегося меню укажите Да.
Установите курсор в первой строке в столбце Описание . Введите: Фамилия студента .
Во второй строке в столбце Имя поля введите: Имя. Установите тип данных – текстовый.
В поле Описание введите: Имя студента. Установите Размер поля – 10.
В третьей строке в столбце Имя поля введите: Группа . Установите тип данных – числовой.
В раскрывающемся списке Размер поля выберите Целое.
В поле Описание введите: Номер группы .
В четвертой строке в столбце Имя поля введите: Дата рождения.
Установите тип данных Дата/время . Установить курсор в наборном поле Формат поля .
В раскрывающемся списке Формат поля установите – Краткий формат даты .
Установите курсор в поле Маска ввода , находящееся в нижней части экрана, и щелкните мышью на кнопке с тремя точками. На запрос подтвердите сохранение таблицы под именем Таблица 1 и создание ключевого поля.
В появившемся диалоговом окне Создание масок ввода выберите Краткий формат даты . Нажмите кнопку Далее .
В следующем окне можно выбрать знак заполнителя для отображения в поле. Нажмите кнопку Готово .
Обратите внимание, что в первой строке Microsoft Access автоматически добавил дополнительное ключевое поле Код , которое играет роль уникального идентификатора записей, и установил для него Тип данных Счетчик .
В шестой строке в столбце Имя поля введите: Домашний адрес .
Установите тип данных Поле MEMO . В поле Описание введите: Домашний адрес.
Закройте текущее окно Таблица 1: таблица с сохранением изменений.

Заполнение таблицы

В окне Student : База данных выберите объект Таблицы , установите курсор на названии Таблица 1 и нажмите кнопку Открыть .
В поле Фамилия введите свою фамилию, в поле Имя введите свое имя и в поле Группа введите номер своей группы.
Переместите курсор в поле Дата рождения и введите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 12.05.85. Примечание : вводить следует только числа, а остальное Microsoft Access подставит автоматически по заданной маске.
Переместите курсор в поле Домашний адрес и введите свой домашний адрес.
Подобным образом введите еще 7 записей. В поле Группа в любых двух строках введите № группы – 1 группу, в остальных – 2. Если потребуется изменить ширину столбца, то это можно сделать при помощи мыши аналогично работе в Excel.
Обратите внимание, что в поле Код цифры изменяются автоматически по мере ввода новых строк, каждый раз увеличиваясь на 1.
Нажмите на значок закрытия текущего окна Таблица 1: таблица .
В окне Student : База данных установите курсор мыши на слово Таблица 1 и правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
Выберите команду Предварительный просмотр . Если потребуется, измените масштаб для более удобного просмотра созданной таблицы с помощью пиктограммы с лупой или ниспадающего списка масштабов. Закройте окно просмотра.
В окне Student : База данных снова установите курсор на слове Таблица 1 и вызовите контекстное меню.
Выберите команду Переименовать . Введите новое имя таблицы Т_Студенты .

1.1 Лабораторная работа №1: Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

1. познакомиться с основными понятиями базы данных;

2. научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

3. освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

4. освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

5. познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

6. познакомиться с поиском записей по образцу,

7. научиться сохранять и загружать базу данных;

8. научиться распечатывать таблицы.

Этапы работы

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней – 5 полей (номер декларации, наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара) и 7 записей.

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4.Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять – в режиме Таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Задание 1. Откройте новую базу данных и создайте структуру таблицы с информацией о товарах таможенных органов РФ.

Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access . Перед вами откроется окно системы управления базами данных, представленное на рис. 1.

Рис. 1 Окно системы управления базами данных

Для создания пустой БД необходимо произвести следующие действия:

1. В разделе Новая пустая база данных выбрать Новая база данных в центральной части начального окна (Рис. 1) или воспользоваться кнопкой , в появившемся меню выбрать пункт Создать .

2. В левой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя файла нужно ввести имя новой базы данных, в качестве имени базы данных введите свою фамилию. (Рис. 2).

Рис. 2 Раздел Новая база данных

Для выбора папки, в которой будет храниться файл базы данных, необходимо воспользоваться кнопкой .

Нажать кнопку Создать . Откроется новая БД с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы, представленный на рис. 3.

Рис. 3 Окно новой БД

3. Перейдите в режим Конструктор. Для этого нажмите в верхнем левом углу значок Режимы – Конструктор. Введите имя таблицы Информация о товаре . Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладке Главная: Режим таблицы или Конструктор .

4. Введите слово Номер декларации, и нажмите на клавишу .

5. Сделайте его ключевым – тип данных Счетчик. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу ; стрелками; клавишей .

6. Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1.

8. Перейдите в режим таблицы. Для этого воспользуйтесь одним из способов:

Щелкните по кнопке Режим – Режим таблицы ;

Закройте окно Конструктора, откройте таблицу «Информация о товаре» – двойной щелчок по значку таблицы «Информация о товаре»;

Нажмите левой кнопкой мыши на таблице «Информация о товаре» и выберите Режим Таблица.

Ввод данных произведите в этом режиме, заполняя ячейки таблицы. Значение поля Номер декларации будет меняться автоматически.

9. Заполните базу данных значениями из табл. 2. Столбец цена за единицу товара заполните самостоятельно.

Таблица 2

10. Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке «Сохранить». В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Задание 2. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

2. Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

3. Откройте таблицу Информация о товаре.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке: по возрастанию или по убыванию. (Рис. 4)

Рис. 4 Сортировка и фильтрация

Сортировку можно осуществить, щелкнув на стрелку рядом с наименованием поля (Рис. 5).

Рис. 5 Сортировка по полю Наименование товара по ТНВЭД

Отсортируйте:

1. Данные в поле Наименование товара по ТНВЭД – по алфавиту (поставьте маркер на любое наименование в столбце с названием Наименование товара по ТНВЭД и щелкните мышкой по нужной кнопке).

2. Данные в поле Количество .

Задание 4. Выполните поиск записей по образцу.

1. Установите текстовый курсор вполе Количество.

2. Щелкните по кнопке Найти , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 6.

Рис. 6. Окно Поиска и замены

3. Наберите в поле Образец число 5 и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее . Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр.

По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть .

1.2 Лабораторная работа №2: Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

1. научиться удалять таблицы;

2. научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

3. научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

4. научиться создавать формы для ввода данных:

5. закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Информация о товаре и Декларант.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся другим способом создания таблиц, а именно – Режим таблицы. В таблице Информация о товаре будут следующие поля: номер декларации, номер декларанта, наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара. Поля Код декларанта, Фамилия, Имя, Отчество, адрес будут храниться в отдельной таблице Декларант.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств полей.

4. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их данными.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии

1. Вызовите программу Access.

2. Откройте базу данных.

Задание 2. Удалите таблицу Информация о товаре

1. Выделите имя таблицы.

2. Нажмите клавишу .

3. На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Декларант

1. Выберите вкладку Создание – Таблица.

Переименуйте поля. Для переименования столбца необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии, ввести новое название столбца и нажать клавишу Enter . Новое название будет сохранено автоматически, а ссылки на переименованный столбец обновлены.

2. Введите название полей: Код декларанта, Фамилия, Имя, Отчество, адрес.

Декларант, щелкнув по кнопке Сохранить.

Таблица будет выглядеть следующим образом (Рис. 7).

Рис. 7 Окно создания таблицы

4. Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке Конструктор , и посмотрите, как заданы поля: поле Код декларанта – тип данных счетчик, Фамилия , Имя , Отчество , Адрес – текстовый

Задание 4. Создайте таблицу Информация о товаре

1. Щелкните мышкой по кнопке Создание – Таблицы.

2. Введите название полей: Номер декларации, номер декларанта, Наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара.

3. Сохраните таблицу с именем Информация о товаре, щелкнув по кнопке Файл – Сохранить.

4. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Поле Номер декларации уже автоматически задан ключевым, тип поля – числовой, поле Наименование товара по ТНВЭД – текстовый, поля Номер декларанта, количество – числовые, поле цена за единицу товара – денежный. С полем Номер декларанта разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Декларант. Для этого в режиме Конструктор в Свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Декларант. Получите значения элементов, как показано на рис. 8.

Рис. 8 Таблица в режиме конструктора

Измените Число столбцов на 2, для того чтобы видеть не только номер декларанта, но и фамилию.

5. Сохраните изменения.

6. Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных

Для установления связи между таблицами используются общие поля этих таблиц. Просмотр, создание, редактирование и удаление связей осуществляется на схеме данных. Чтобы открыть схему данных, нужно воспользоваться кнопкой Схема данных на вкладке Работа с базами данных .

1. Щелкните по кнопке – Схема данных .

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Декларант и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Информация о товаре и щелкните по кнопке Добавить . В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы Информация о товаре так, чтобы были видны все поля.

4. Поставьте мышку на имя поля Код декларанта в таблице Декларант и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Номер декларанта в таблице Информация о товаре . Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 9.

Рис. 9 Окна Изменение связей

5. Включите значок Обеспечение целостности данных . Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

6. Включите значок Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей . Это приведет к тому, что при удалении или обновлении записи Код декларанта в таблице Декларант будут удалены или обновлены все записи из таблицы Информация о товаре , в которой стояли соответствующие номера.

7. Щелкните по кнопке Создать . Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис. 10.

Рис. 10 Схема данных «один-ко-многим»

8. Закройте схему данных, щелкнув по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Декларант значениями

1. Откройте таблицу Декларант в режиме таблицы.

2. Заполните ее записями из табл. 3. Поле Код декларанта заполняется автоматически.

Таблица 3

3. Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных

Для создания формы с помощью инструмента Форма нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть таблицу Информация о товарах в режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку Создание и в группе Формы щелкнуть кнопкой мыши на инструменте Форма . Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (Рис. 11).

Рис. 11 Автоматически созданная форма

3. Закрыть форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

4. Нажать кнопку Да .

5. В появившемся окне Сохранение ввести имя макета формы Информация о товаре и нажать кнопку ОК .

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму

1. Заполните форму данными, представленными в табл. 4.

Замечание . Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей , или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке .

Таблица 4

Номер декларац.	Номер декларанта	Наименование товара по ТНВЭД	коли-чество	цена за единицу товара
		Пылесосы, со встроенным электродвигателем, мощностью не более 1500 вт, имеющие мешок для сбора пыли или другой пылесборник объемом не более 20 л
		Голубой сыр-Рокфор
		Тракторы гусеничные для прокладывания лыжных трасс
		Антиквариат возрастом более 100 лет
		Рояли
		Монеты, не являющиеся законным платежным средством из серебра
		Чистопородные (чистокровные) племенные коровы, живые

2. Сохраните введенные данные.

3. Закройте форму.

4. Откройте таблицу Информация о товаре. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

6. Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей

1. Откройте таблицу Декларант.

2. Исправьте фамилию Петровская А.П. на Петрова.

3. Сохраните таблицу.

4. Закройте таблицу Декларант.

5. Откройте таблицу Информация о товаре.

6. Убедитесь, что значения изменились.

7. Закройте таблицу Информация о товаре.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

1. Откройте таблицу Декларант.

2. Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу ).

3. Согласитесь с проверочным вопросом.

4. Закройте таблицу Декларант.

5. Откройте таблицу Информация о товаре.

6. Убедитесь, что исчезли записи.

7. Закройте таблицу Информация о товаре.

Предъявите преподавателю:

Откройте таблицы Информация о товаре , Декларант иформу Информация о товаре на экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

1. Выполните команду Файл – Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.

1.3 Лабораторная работа №3: Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цели работы:

научиться проектировать и создавать более сложные базы данных.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.Создайте более сложный вариант базы данных, состоящий из трёх таблиц: и Реквизиты декларанта.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы Информация о товаре, Декларант объединены связью «один-ко-многим», таблицы Декларант и Реквизиты декларанта – связью «один-к-одному».

4. Ввод данных в таблицы. Создайте форму для ввода данных.

5. Использование базы данных для практических задач.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии

Задание 2. Удалите все записи таблицы Декларант, оставив ее структуру

1. Откройте таблицу.

2. Выделите все записи.

3. Нажмите клавишу . Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Главная – вкладка Записи и щелкнуть по кнопке – Удалить запись ).

4. Закройте таблицу, сохранив ее.

Замечание. Если вводить данные в таблицу, в которой ключевое поле имеет тип счетчик, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Файл – Управление –Сжать и восстановить базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 3. Создайте таблицу Реквизиты декларанта

1. В режиме Конструктор введите следующие поля:Код (тип данныхсчетчик)– ключевое поле, Поля сименами место рождения, гражданство, страна постоянного проживания, тип документа, удостоверяющего личность, серия № – тип данных текстовый, а дата рождения – Дата\время.

3. Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке Режим таблиц.

4. Закрой таблицу, предварительно сохраните ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 4. Исправьте схему данных

1. Войдите в раздел Работа с базами данных , щелкните по кнопкеСхема данных. Появиться диалоговое окно – Схема данных.

2. Щелкните правой кнопкой – Добавить таблицу . В появившемся окне Добавление таблицывыделите таблицу Реквизиты декларанта и щелкните по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Поставьте мышку на имя поля Код в таблице и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код декларанта в таблице Декларант. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

4. Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

5. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Декларант соответствует одна запись в таблице Реквизиты декларанта. Схема данных представлена на рис.12.

Рис. 12 Схема данных

6. Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Декларант и Реквизиты декларанта. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть ячейки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 5. Создайте форму для ввода данных

1. Перейти на вкладку Создание и в группе Формы нажать кнопку Другие формы . В раскрывающемся списке (Рис. 13) выбрать инструмент Мастер форм .

Рис. 13 Список Другие формы

2. Откроется окно Создание форм (Рис. 14).

Рис. 14 Окно создания форм

3. Выберите все поля из таблиц Декларант и Реквизиты декларанта. Для этого выберите имя таблицы Декларант в поле Таблицы/запросы. Врезультате появляется список полей в окнеДоступные поля. Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка.

4. Затем выберите имя таблицы Реквизиты декларанта в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>.

6. Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

8. Выберите требуемый стиль (например, Обычная ).Щелкните по кнопке Далее.

9. Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

Задание 6. Заполните таблицы данными

Замечание. Поля Код и Код Декларанта заполняются автоматически.

1. Данные таблицы Декларант приведены в табл. 5, а данные таблицы Реквизиты декларанта в табл. 6.

Таблица 5

Таблица 6

Код	Место рождения	Дата рождения	Граждан-ство	Страна постоянного проживания	Тип документа	Серия №
	Москва	03.05.1952	РФ	Россия	Паспорт	7404 564798
	Воронеж	09.06.1989	РФ	Россия	Паспорт	7405 985423
	Иваново	23.04.1987	РФ	Россия	Паспорт	7411 674367
	С.-Петербург	30.09.1968	Германия	Германия	Паспорт	7477 366785
	Киев	21.08.1987	Украина	Украина	Паспорт	5456 87544
	Белгород	30.04.1978	РФ	Россия	Паспорт	7405 357948
	Уфа	11.04.1987	РФ	Россия	Паспорт	7401 567895

2. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Откройте таблицу Декларант и Реквизиты декларанта и убедитесь, что в нихпоявились данные. Закройте таблицы. Заполните таблицу Информация о товаре .

Задание 7. Научитесь использовать фильтр

1. Откройте таблицу Реквизиты декларанта .

2. Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Главная (Рис. 15). Для включения и отключения созданного фильтра служит кнопка Применить фильтр . Для удаления фильтра служит кнопка Дополнительно и пункт Очистить все фильтры .

Рис. 15 Группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная

3. Для создания простого фильтра нужно выполните следующее действие: щелкните по кнопке – Применить фильтр

4. Активизируйте столбец, для которого нужно создать фильтр. Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора. Щелкните по стрелочке.

5. В перечне всех значений поля нужно снять флажок Выделить все . Далее необходимо установить флажки для тех значений поля, которые необходимо включить в фильтр.

6. Установите флажки на 1952 и 1987.

7. Нажать кнопку ОК . В результате будут отобраны те записи, в которых значение поля совпадает с одним из значений, отмеченных флажком.

8. Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

9. Щелкните по кнопке – Изменить фильтр.

10. Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения щелкните на стрелочку. В открывшемся поле выберите Фильтры дат – После… и наберите1.01.1985 .Щелкнув по кнопке ОК, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1985.

11. Чтобы получить записи декларантов, у которых Место рождения начинаются на букву «И», нужно щелкнуть по стрелочке, которая находится рядом с полем Место рождения . В открывшемся окне выберите Текстовые фильтры – Начинается с – Наберите букву «И» .

12. Самостоятельно выберите Место рождения , которые не начинаются на букву «К».

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Городецкий». Даты ограничиваются символами #, например, #10.01.99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: * +, -, / ^:

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

And– для выбора значений из определенного интервала.

Введение

В современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access 2007, входящую в пакет Microsoft Office. Ос-

новное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic.

Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Методические указания включают в себя пять лабораторных работ.

Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц

База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД) 1 .

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты – используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя , которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Текстовый

Поле МЕМО

Числовой

Дата/Время

Денежный

Логический

Мастер подстановок

Типы данных

Описание

Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в

данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255 Предназначено для ввода текстовой информации, по объему пре-

вышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Раз-

мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков

Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве

Формат даты

Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков Предназначен для автоматической вставки уникальных последо-

вательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпре-

тируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.» Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя

Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

Создание базы данных

2. Нажмите на кнопку .

3. Задайте имя новой базы данных – «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья» ; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения» , для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы → панель инст-

рументов Поля и столбцы → Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество» , а По-

ле2 – «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Глав-

ная → Режимы → Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время ; в

свойствах поля выберите Краткий формат даты .

11. Отформатируйте таблицу следующим образом: 1) цвет сетки – темно-красный; 2) цвет фона – голубой;

3) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

14. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

15. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото», «Эл_почта».

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

17. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение» , в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использо-

вать Мастер подстановок:

1) установите тип данных Мастер подстановок ; 2) в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фик-

сированный набор значений» и нажмите кнопку Далее; 9) число столбцов – 1;

10) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат; 11) нажмите кнопку Готово .

18. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение» . Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия» .

19. Покажите работу преподавателю.

Лабораторная работа № 2 Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники , Клиенты и Заказы.

	Сотрудники
	Тип данных
Код сотрудника
	Текстовый
	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
	Текстовый
	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Заработная плата	Денежный
	Объект OLE


	Тип данных
Код клиента
Название компании	Текстовый
	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
	Числовой
Адрес электронной почты
	Поле МЕМО

	Тип данных
Код заказа
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата/Время
Дата исполнения	Дата/Время
	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля . Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик» , так как значения

в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

5. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле . Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl .

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента , а для таблицы Заказы – Код заказа .

7. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента . При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников

с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помо-

щью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду «Объект « столбец подста-

новки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке

12. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля . Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее .

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку

16. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово .

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля

Код клиента.

18. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:

1) при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Ино-

гда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

2) при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

3) при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных →

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление табли-

цы , в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных

и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу .

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей

(рис. 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение .

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку

ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на

Рис. 2. Схема данных