Работа с СУБД MS Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма . Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет . Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос . Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль . Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно "привязаны" к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа . Страницы - служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на 1.
Рис. 1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
УРОК №1
Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.
База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.
Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.
Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.
Требования к СУБД:
Возможность манипулирования данными;
Возможность поиска и формирование запросов;
Обеспечение целостности (согласованности) данных;
Обеспечение защиты и секретность.
Основные возможности СУБД:
Обновление, пополнение и расширение БД;
Высокая надежность хранения информации;
Вывод полной и достоверной информации на запросы;
Средства защиты информации в БД.
Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
| Объект | Описание |
| Таблицы | Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты. |
| Запросы | Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. |
| Формы | Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. |
| Отчеты | Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются. |
| Страницы | Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть. |
| Макросы | Специальные команды для автоматизации работы с БД. |
| Модули | Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы. |
Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.
Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.
Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:
текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;
поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);
числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);
дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;
денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;
счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;
логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;
поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;
мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.
Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :
размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;
новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;
формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;
число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;
маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;
подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;
значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;
условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;
сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;
обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;
пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;
индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.
Основные объекты MS ACCESS
| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | Основные объекты MS ACCESS |
| Рубрика (тематическая категория) | Информатика |
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - ϶ᴛᴏ объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух базовых режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, ᴛ.ᴇ. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, в случае если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Запрос - ϶ᴛᴏ объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос - ϶ᴛᴏ вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
Запрос на выборку;
Запрос с параметрами;
Перекрестный запрос;
Запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
Запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Οʜᴎ используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Работать с запросами можно в двух базовых режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Форма - ϶ᴛᴏ объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма - ϶ᴛᴏ формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на базе таблиц или запросов. Построение форм на базе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
В форму бывают внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
Режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
Режим конструктора форм необходим, в случае если крайне важно изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;
Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;
Отчет - ϶ᴛᴏ объект, предназначенный для создания документа͵ который впоследствии должна быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на базе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
- режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;
- режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос - ϶ᴛᴏ объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.
К примеру, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счёт использования макрокоманд . В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.
Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
Основные объекты MS ACCESS - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Основные объекты MS ACCESS" 2017, 2018.
Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица хранит информацию об объекте определенного типа. Как вы уже знаете, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме... .
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи... .
В стандартном виде запуск программы может осуществляться одним из следующих способов: – щелчком мыши по ярлыку MS Access на рабочем столе, – с помощью последовательности команд рабочего стола Все программы – Microsoft Access Завершение работы с программой MS Access производится...
Вводятся понятие базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Типология БД: фактографические, документальные, мультимедийные. Предметная область. Отражение предметной области в автоматизированных информационных системах. Модели организации данных:... .
Лекционные занятия направлены на изучение основ построения реляционных баз данных и систем управления ими: таблицы MS ACCESS, формы MS ACCESS, запросы MS ACCESS, отчеты MS ACCESS. Практические занятия включают выполнение практических заданий по закреплению теоретического материала. ... .
Работа с СУБД MS Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.
Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
Работа с таблицами
Создание таблицы в режиме конструктора:
1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме
Рисунок 6.1 Вид в режиме таблицы
При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Введение
Системы управления базами данных (СУБД) – это класс прикладных программных продуктов, предназначенных для работы со структурированной информацией. База данных(БД) – это информация, собранная или полученная в результате обработки данных из объектов для удовлетворения запросов и потребностей пользователя.
Можно выделить пять моделей организации данных, которые используются в БД:
иерархическая
реляционная
смешанная
объектно-ориентированная.
Большинство современных БД являются реляционными.
Реляционная модель данных получила название от английского термина relation – отношение. Её предложил в 70-е годы сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. При соблюдении определенных условий отношение представляется в виде двухмерной таблицы, привычной для человека.
Достоинствами реляционной модели являются простота, удобство реализации, наличие теоретического обоснования и возможность формирования гибкой системы БД, допускающей настройку при формировании запросов.
Реляционная модель данных используется в основном в БД среднего размера. При увеличении числа таблиц в базе данных падает скорость работы с ней.
СУБД MS Access применяется для хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.
База данных в MS Access представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.
База данных в MS Excel , в отличии от базы данных в MS ACCESS, является удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Базы MS Excel 2003 предназначаются, в большей степени, для индивидуального использования.
Основные функции СУБД MS Access - это определение данных, описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных в MS Access содержит совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче. Способы организации базы MS Access обеспечивают удобное представление всей совокупности данных или любой их части.
Объекты СУБД MS Access 2003
В MS Access в окне создания таблиц находятся семь вкладок, представляющие шесть видов объектов, с которыми работает программа:
1. Таблицы- основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. MS Access создает также системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.
Рисунок 1
2. Запросы– используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.
В Microsoft Access существует несколько видов запросов:
o запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;
o запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);
o запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.
3. Формы– используются для организации удобного и интуитивно понятного интерфейса пользователя для работы с данными. Формы можно рассматривать как настраиваемые диалоговые окна. Формы также могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления могут быть текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
4. Отчеты– используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчеты можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отчете невозможно изменить исходные данные. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
5. Макросы- небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Макрос представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются последовательно или в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргументы, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.
6. Модули- процедуры на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Язык программирования VBA является общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.
7. Страница доступа к данным не рассматривается как объект. Это – веб - страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к базе данных можно просматривать, добавлять, обрабатывать и корректировать данные. Страница доступа к данным может содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму, разрешение вопросов с которым описано отдельно. У каждой страницы доступа к данным имеются свойства, которые пользователь может задавать для изменения внешнего вида или характеристики этого элемента. Просматривать и изменять свойства можно с помощью окна свойств или редактора сценариев Microsoft Visual Script Editor.
Создание базы данных
Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо продумать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания эффективной базы данных.
Шаги создания структуры базы данных:
o формулирование цели создания базы данных
o определение основных её функций
o определение содержания и формата данных
o информация в таблице не должна дублироваться.
o каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
o в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
o информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Работа в базе данных
Таблицы
Основной объект базы данных - таблица может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра.
В режиме просмотра возможен ввод и изменения данных в раннее созданной таблице и добавление и удаление строк. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.
Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.
Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).
В MS Access действуют ограничения на имена полей.
Имя поля:
3. не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ()
4. не должно начинаться с пробела
5. не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31)
6. допускает пробелы. Необходимо помнить, что они могут вызывать конфликты при работе с другими системами
7. не должно совпадать с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Sum и т.п.
8. должно быть уникальным в пределах таблицы.
После задания имени надо выбрать тип поля. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых типов полей, например, поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то необходимо исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.
Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля”, то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.
Допустимые типы полейв Access и их краткая характеристика приведены в таблице 1:
| Текстовый | Текстовое поле может содержать текст или числа, не требующие проведения расчетов, максимальное количеств символов - 50 (255 байт). |
| Поле MEMO | Это поле может содержать длинный текст до 64 Кбайт(65535 символов) |
| Числовой | Поле для числовых значений, до 8 байт |
| Дата/время | В поле содержатся данные о дате и времени, 4 байта |
| Денежный | Эти поля содержат денежные суммы |
| Счетчик | При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами. |
| Логический | Это поле может принимать только два значения: «Да» и «Нет», 1 бит |
| Поле объекта OLE | В этом поле могут храниться связанные или внедренные объекты. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 1 Гбайта. |
| Гиперссылка | В полях этого типа могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet . |
Таблица 1
Описание свойств полей
В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.
Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:
o размер поля
o формат поля
o маска ввода
o значение по умолчанию
o условия на значения
o сообщение об ошибке
o обязательное поле
o пустые строки
o индексированное поле
Размер поля
Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преобразуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.
Условия на значения
Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как “Условие на значения” для поля “ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ”, будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 года.
Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.
Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой “Свойства” меню “Вид” в режиме конструктора таблицы.
Маска ввода
Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.
Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.
Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных - в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы.
В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:
>L Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру. Индексированное поле
Индексированное поле можно использовать для контроля на уникальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “уникальный индекс” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ - это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле. В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа. Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE. Есть несколько способов создания новой таблицы отличающихся уровнем автоматизации: 1. Режим таблицы – открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 …
и т.д. 2. Конструктор– наиболее универсальный метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. 3. Мастером таблиц пользуются наиболее опытные разработчики. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. 4. Импорт таблиц – самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную. 5. Связь с таблицами– используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Наиболее часто используемый способ – Конструктор. В режиме Конструктора легко выполняются операции добавления нового поля, а также перемещение, переименование и удаление полей. Закончив создание структуры таблицы в Конструкторе, нужно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.
